מערכת ERP, או באנגלית Enterprise resource planning, היא מערכת שמטרתה לאפשר ניהול יעיל ומיטבי של עסקים וארגונים. המערכת הינה ממוחשבת ופיתוחה התחיל בשנות ה60 של המאה הקודמת. מאז כמובן ידעה המערכת גלגולים שונים ושינויים, בהתאם לרוח הזמן, להתפתחות הטכנולוגית המואצת ולצרכים המשתנים והמגוונים של המשתמשים בה.
המערכת מתייחסת למשאבי הארגון השונים כאל יחידה אחת ומאפשרת ניהול יעיל של משאבים אלה. משאבי הארגון כוללים בין היתר את כוח האדם בארגון, הרכש והמלאי, מערכת הכספים, שרשרת הייצור וכן הלאה.
מערכת ERP נחשבת לפופולרית ביותר בניהול משאבים, ומשמשת גופים רבים בעלי אופי מגוון. היא מתאימה לחברות, עסקים, ארגונים ומשרדי ממשלה. היא רלוונטית ויעילה הן לעסקים קטנים והן לעסקים בינוניים וגדולים, וכמובן גם לגופים שונים שאינם למטרות רווח. קיימות אפשרויות התאמה שונות בתוך המערכת בהתאם לגדול החברה או העסק, אופי העבודה שלהם וצרכיהם הייחודיים.
היתרונות של השימוש במערכת הם רבים ומגוונים. אחד היתרונות המרכזיים הוא העובדה שהמערכת הינה גמישה ומודולרית. היא ניתנת להתאמה ולעיצוב בהתאם לאופי העסק, גודלו, צרכיו ומגבלותיו.
בנוסף, מדובר במערכת חכמה שיש לה היכולת לספק נתונים רוחביים הנוגעים לעסק, במעין מבט על. המערכת מצליחה לזהות 'נקודות עיוורון' ושטחים מתים שבעל העסק לא תמיד חשוף אליהם בעבודה היומיומית. הכרת הנתונים, היותם עדכניים וזמינותם הגבוהה מאפשרת לבעל העסק ולעובדים להיות בשליטה מלאה ללא מאמץ ולהפיק תובנות רלוונטיות לגבי ההתנהלות בזמן אמת.
בעזרת שימוש חכם במערכת, ניתן לייעל את צורת העבודה. מעבר לנתונים שזמינים ללא הפסקה, המערכת מאפשרת, לדוגמא, לנהל את כוח האדם בצורה נכונה ומיטבית. המערכת תדע לזהות היכן יש כוח אדם מיותר או לא יעיל והיכן יש צורך בתוספת כוח אדם, מה שיסייע לארגון או לעסק לחסוך במשאבים יקרים ולנהל בצורה נכונה את המשאבים הקיימים.
בנוסף, שימוש נכון במערכת EPR מאפשר גם מתן שירות טוב יותר ללקוחות העסק, בזמן קצר ובצורה יעילה וממוקדת.
המערכת מותקנת בענן, כך שהגישה אליה דורשת חיבור אינטרנטי בלבד, ולא תלויה במיקום הפיזי של המשתמש. נגישות זו מאפשרת לבעלי העסק להיות מעודכנים אונליין, לפי הצורך, גם כאשר הם בחופשה, בנסיעת עבודה בעיר רחוקה ואפילו במדינה אחרת.
המערכת מתאימה גם כתוכנה לניהול הלוואות, ניהול עסקי מזון, ניהול עסקי נדלן ותחזוקה ועוד.
ארגונים ועסקים רבים חוששים משלב הטמעת המערכת, שהוא יקר יחסית ועלול להיות מורכב. ואכן, נדרשת הטמעה נכונה – בעזרת ספק חיצוני – כדי לקדם הסתגלות של העובדים ושימוש יעיל במערכת. זהו אמנם תהליך לא קל, אך מדובר בשלב חיוני שבכוחו ליצור את ההבדל בין עסק הפסדי הדורש השקעת משאבים אינסופיים בניהולו ולא מניב פירות, לעסק מצליח ומשגשג המפרנס בכבוד את בעליו ואת העובדים בו.
