ארגון של אירוע באוויר הפתוח אינו נחשב לעניין של מה בכך,
מכיוון שישנם כמה פרטים שחשוב מאוד לדעת מראש ולהיערך בהתאם.
דיברנו עם כמה מומחים בתחום הפקת האירועים וריכזנו את כל הפרטים שחשוב לדעת על הקמת אירוע גדול, כך שאם אתם אחראיים על הקמת האירוע, כדאי שתקראו את השורות
הבאות, בהן נציין בפניכם את ההיערכות לקיום האירוע מא' ועת ת'.
אתם מוכנים? בואו נתחיל.
-
רישום של מספר המוזמנים
כל הקמה וארגון של אירוע מתחיל ברישום מספר המוזמנים. הרי אירוע שמוזמנים אליו 100 איש אינו מורכב להקמה כמו אירוע שמוזמנים אליו 1,000 איש ויותר. לכן, אתם צריכים תחילה לברר כמה מוזמנים מאשרים את הגעתם לאירוע.
תוכלו לעשות זאת באמצעות הדרכים הבאות:
-
פתיחת קבוצת וואצאפ
ניתן לפתוח קבוצת וואצאפ של כל המוזמנים ולבקש מהם לכתוב "מאשר" או "לא מאשר" הגעה לאירוע.
-
רישום באמצעות אפליקציה ייעודית
זו הדרך המועדפת ביותר על מארגני אירועים רבים שלא חוששים משימוש באפליקציות.
ניתן להוריד אפליקציה ייעודית שתעשה עבורכם את ההודעה ותשלח לכל אורח הודעה באמצעות SMS.
רק לאחר שיהיו בידכם את מספר המוזמנים המדויק, אתם יכולים לעבור לשלב הבא.
-
בחירת מיקום
כעת, עליכם לבחור את המיקום שבו ייערך האירוע. במידה ומדובר באירוע רב משתתפים, מומלץ לבחון את האפשרות להקמת מתחם ייעודי שישרת את האורחים. ניתן לבנות את המתחם בתוך פארק גדול או גן אירועים רחב ידיים.
במצב שכזה, כדאי שתדעו שבהמשך תצטרכו לברר פרטים מול חברה שאחראית על השכרת אוהל לאירוע. אירוע שמתקיים באוויר הפתוח צריך לכלול אזורים מוצלים ולאפשר לאורחים ליהנות ממיזוג אוויר מתאים, כדי שיוכלו ליהנות לא רק מהאווירה , אלא גם ממזג אוויר נעים.
-
בירור אודות הפעלות מיוחדות שעתידות להיות באירוע
כעת, כשיש בידכם את מספר המוזמנים לאירוע והמיקום המדויק, אתם יכולים לבדוק אילו הפעלות אתם רוצים שיהיו באירוע שלכם. להלן כמה אפשרויות:
- הופעה של זמר מוכר
- הופעת סטנד אפ
- בופה פתוח של שף מוכר ועוד
- מתחם עיסויים
שימו לב, אם בחרתם לארגן הופעות או מתחם עיסויים במקום פתוח תחת כיפת השמים, אתם צריכים להיערך בהתאם מבחינת מבנה זמני שיהיה נוח לערוך בו את המופע או את העיסויים. ברוב המקרים, מארגני אירועים בוחרים להזמין אוהלים לאירועים כדי לאפשר את ההפעלות הללו.
-
הזמנת דיילים לקבלת המוזמנים
כדי שתוכלו להיות פנויים במהלך האירוע, אתם צריכים להזמין דיילים שיקבלו את המוזמנים.
הדיילים יערכו רישום הגעה של המוזמנים ובמידת הצורך, יחלקו ערכות, תגי שם ו\או מתנות.
עד כאן כל הפרטים שאתם צריכים לדעת על הקמת אירוע גדול בחוץ, אנו מאחלים לכם שהאירוע שתארגנו יהיה המדובר והמיוחד ביותר.
